Comment intégrer la cooptation auprès des équipes ?

Motivation, implication, engagement, recrutement facilité, la cooptation offre une multitude d’avantages à la fonction RH et permet de créer du lien avec les collaborateurs. Et pourtant, bien que 89% des recruteurs déclarent pratiquer la cooptation, on compte en moyenne 1 salarié sur 4 intégré dans une entreprise par cette pratique. La cooptation est reconnue mais encore peu exploitée alors, comment inciter vos collaborateurs à coopter ?

La cooptation, une pratique encore timide 

Source : Qapa.fr (2019)

La cooptation est une méthode de recrutement utilisé par de nombreuses entreprises offrant de nombreux avantages du côté des recruteurs :

• gain de temps,
• réduction des coûts,
• constitution d’un vivier de candidats, 
• accès à des profils pénuriques,
• diversification des candidats,
• implication des collaborateurs,
• processus d’intégration facilité.

Courant 2020, 44% des entreprises interrogées par l’APEC ont révélé avoir eu recours à cette méthode dans le recrutement des cadres en 2020. Une méthode qui a fait ses preuves, notamment en période de COVID et un marché de l’emploi touché par la pénurie de talents.

Expliquez les enjeux de la cooptation à vos équipes et définissez des règles

En 2019, 56% des sondés de l’étude menée par Qapa ont reconnu n’avoir jamais parrainé une autre personne de leur entourage. Un taux assez élevé qui peut révéler plusieurs hypothèses :

• un problème de communication interne,
• les salariés ne sont pas au courant des postes ouverts,
• la pratique de la cooptation est limitée à certaines branches/fonctions,
• la culture d’entreprise ne favorise pas l’action de parrainer des proches,
• un manque de reconnaissance auprès des coopteurs.

Dans le cadre d’un problème lié à la communication interne, vous pouvez d’ores et déjà mettre en place des actions de communication pour rendre l’information accessible à toutes et tous. Par le biais d’un site intranet, d’une newsletter, de messages d’information via vos outils de communication comme Slack, Discord ou Microsoft Teams. Vous pouvez également utiliser votre tableau d’information dans vos locaux pour que vos collaborateurs puissent avoir un œil sur les profils recherchés.

Recrutements difficiles : dites stop aux chimères

Nous l’avons vu ces deux dernières années, recruter devient difficile, la France est aujourd’hui touchée par une pénurie de talents. La cooptation peut vous permettre de mettre la main sur des profils pénuriques en jouant sur le réseau de vos collaborateurs. Néanmoins, simplifiez vos fiches de postes en allant à l’essentiel pour ne pas freiner vos équipes dans la compréhension du poste qu’ils tenteront de partager à leur réseau pour vous recommander ! Mettez en avant les compétences clés, les missions principales, les expériences attendues… Si vous ouvrez la cooptation à un poste sur lequel il est déjà difficile de recruter, ne vous sabotez pas !

Challengez et récompensez les coopteurs

Un candidat externe est attiré par votre annonce, votre réputation, vos communications, votre marque employeur, l’histoire de l’entreprise… Il fait le choix de postuler car il a été séduit et attiré par ce que vous avez dégagé, c’est le résultat de vos équipes RH et communication.

Un candidat qui postule via cooptation est séduit avant tout par le discours de preuve insufflé par un membre de votre équipe. La cooptation est une brique de la marque employeur mais pour que celle-ci soit efficace, il faut également le feedback de quelqu’un qui vit vos valeurs au quotidien. Alors pourquoi ne pas les récompenser ?

Beaucoup d’entreprises mettent en pratique un système de récompense pour le coopteur et dans certains cas, la personne cooptée. Des règles sont à instaurer pour ne pas générer d’abus et créer des conditions de cooptation équilibrées pour que chacun puisse s’y retrouver. La taille de votre entreprise est également à prendre en compte, pour ne pas submerger non plus vos équipes RH, vous pouvez instaurer un quota de profils issus de la cooptation, ce qui force implicitement vos collaborateurs à être réactifs.

Exemple : Pour une grande entreprise, limitez le nombre de candidatures à 50 CVs.

Enfin, pensez à remercier vos coopteurs lors de la prise de poste de vos nouveaux talents pour encourager les autres membres de vos équipes à recommander leur réseau pour vous rejoindre.

Quels types de récompenses pour la cooptation ?

La cooptation peut donner lieu à une prime à la personne qui coopte en prenant le soin de fixer un montant attractif. Un montant trop faible ne soulèvera pas l’intérêt de vos équipes. Vous pouvez challenger et pimenter les choses en proposant un palier de prime en fonction de la séniorité du profil. D’autres entreprises proposent d’autres récompenses comme des voyages ou encore des cartes cadeaux.

Concernant la prime, elle peut être versée en deux temps, un pourcentage lors de l’embauche et le reste lorsque la période d’essai est validée.

Ne transformez pas vos collaborateurs en commerciaux !

La cooptation reste avant tout une technique de recrutement visant à épauler les recruteurs dans les recrutements des équipes. Elle ne doit en rien limiter les équipes RH dans leurs actions mais les accompagner à débusquer les candidats disposant des meilleures compétences pour rejoindre votre entreprise. 

Vos collaborateurs ne doivent pas pour autant s’improviser recruteurs ou commerciaux de l’entreprise. Il est nécessaire de bien leur expliquer ce qu’est la cooptation, ce qu’elle apporte, ses avantages, comme ses inconvénients. 

Si vous optez pour un système de prime, faites attention aux motivations et intentions de vos collaborateurs, certains n’hésiteront pas à vous proposer des profils en espérant surtout récolter la prime derrière. Pour filtrer ce genre de motivation, certains services RH demandent aux coopteurs quels sont les atouts du candidats pour bien cerner les intentions de chacun et le potentiel de celui/celle qui aspire à être coopté(e).

Rappelez-vous, vos collaborateurs sont vos ambassadeurs avant tout !

Ce qu’il faut retenir :

Vous l’aurez compris, la cooptation est une méthode de recrutement qui peut vous permettre de gagner du temps dans vos recrutements incitant les collaborateurs à attirer des profils de leur réseau qui pourrait correspondre à vos besoins du moment. 

Cependant, elle repose essentiellement sur vos collaborateurs et leur expérience à vos côtés. Véritables ambassadeurs, ils sauront adopter le meilleur discours aux profils qui recherchent de nouveaux challenges professionnels. Pour cela prenez le temps de bien encadrer cette stratégie de recrutement en :

• rappelant les intérêts de la cooptation,
• communiquant les informations essentielles pour éviter les mauvaises surprises,
• définissant les récompenses en amont,
• valorisant vos profils déjà présents pour les efforts fournis en amenant de nouveaux talents,
• renforçant votre marque employeur.

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