Onboarding à distance : réussir son processus d’intégration

L’onboarding représente le processus d’intégration de votre nouvelle recrue. Inscrit dans le plan d’intégration, il comporte de nombreux enjeux à prendre compte pour in fine, vous permettre d’intégrer rapidement votre collaborateur afin d’en faire un ambassadeur.  Mais depuis un an nos habitudes de travail ont évolué, l’onboarding doit être redéfini. 

Dans un contexte où le télétravail et le remote se sont démocratisés, l’intégration de ses nouveaux employés doit se réinventer. Mais comment réussir son onboarding à distance ?

Mettre en place un plan d’intégration pour votre nouvelle recrue

Comme nous l’avons vu précédemment dans notre article dédié à l’onboarding et ses enjeux, l’arrivée d’un nouveau collaborateur se prépare et représente une stratégie sur du long terme pour favoriser l’expérience collaborateur. 

Le processus d’intégration s’enclenche dès lors que la signature de la promesse d’embauche ou du contrat de travail suivant vos process internes. Si votre nouvelle recrue est en préavis de départ avec son ancienne entreprise, utilisez ce temps pour lui transmettre des accès à votre intranet par exemple. Cela lui permettra d’en savoir plus sur votre entreprise, votre culture d’entreprise et ses coulisses. 

N’oubliez pas que l’onboarding est un enjeu également pour votre marque employeur et contribue à renforcer votre image de marque. Une fois le candidat transformé en collaborateur, l’onboarding reste une brique de la marque employeur. Il permet de développer l’engagement de votre collaborateur et de renforcer sa confiance envers vous et votre culture d’entreprise.

Jusqu’au premier jour dans l’entreprise, continuez d’enchanter votre collaborateur en instaurant un lien de confiance. Donnez de la visibilité à votre nouvelle recrue en lui présentant son manager (ou responsable référent) et le planning des prochaines semaines. Prenez le temps également de répondre à ses questions s’il en a. L’onboarding à distance nous offre la facilité de pouvoir planifier les rencontres et trouver des créneaux disponibles contrairement à l’onboarding traditionnel où l’on peut souvent être amené à être à droite à gauche par exemple.

Préparez le poste de travail de votre nouveau collaborateur

En présentiel, l’intégration au poste de travail comprend l’installation des ressources matérielles et informatiques nécessaires : bureau, pc, accès, téléphone, badge, clés, etc. 

Pour un onboarding réussi, ces actions sont réalisées avant le premier jour de votre nouvelle recrue. 

Mais à distance, il peut être compliqué de vous rendre chez votre nouveau collaborateur pour inspecter son espace de travail, néanmoins, vous pouvez préparer une check list afin de vérifier avec lui/elle quelques points logistiques comme :

• vérifier la connexion internet et mobile ;
• si vos collaborateurs disposent d’un pc de fonction propre à l’entreprise, envoyez-lui le matériel en amont ;
• vérifier que le pc soit équipé du vpn permettant d’accéder à votre serveur ;
• vérifier que les licences aux différents logiciels soient bien activées pour éviter tout incident ;
• prévoir une visioconférence pour contrôler que le matériel soit bien opérationnel et que votre nouveau collaborateur, ou nouvelle collaboratrice, ait bien accès à toutes les ressources nécessaires avant de démarrer.

Bien sûr, si vos nouveaux collaborateurs ont la possibilité de venir vous rencontrer dans vos locaux pour la récupération du matériel, vous pouvez prévoir une session de tests avec eux directement. Si vous êtes en full remote, faites-lui parvenir tout le matériel nécessaire avant sa prise de fonction officielle. 

Intégrez votre nouvelle recrue dans la vie de l’entreprise

Si les emplois du temps de chacun le permettent, vous pouvez organiser des visio en amont entre le manager et le collaborateur pour commencer à créer du lien. En plus de vous aider sur l’organisation des premières journées, vos nouveaux collaborateurs ont déjà commencé à établir un lien de confiance avec leur N+1 ce qui permet de les déstresser le jour J.

Par le passé, il était courant d’inviter les nouveaux à des afterworks. C’était l’occasion parfaite pour favoriser la rencontre et les échanges entre les membres de l’équipe dans une ambiance plus “relax”. Tout comme le fait d’organiser dès les premiers jours un petit déjeuner d’intégration par exemple.

À distance, vous pouvez inviter votre nouvel arrivant sur l’une de vos plateformes collaboratives comme Slack, Teams ou WhatsApp. 

Intégration de notre Responsable Marketing Digital sur le WhatsApp de l’agence avant son arrivée.

Une excellente façon pour qu’il puisse se présenter à l’équipe et commencer à découvrir l’ambiance et le quotidien de vos équipes. Des apéros virtuels (grande tendance de l’année 2020) peuvent également être organisés.

N’oubliez pas d’organiser du temps avec chaque membre de l’équipe pour que les nouveaux puissent faire leur connaissance individuellement et en savoir plus sur leurs missions et rôles dans l’équipe.

Suivez l’évolution de votre nouvelle recrue

L’onboarding est synonyme d’accompagnement, ce qui implique un suivi régulier pour aider votre collaborateur à évoluer rapidement et facilement en s’appuyant sur vous et le reste de l’équipe. Les promesses faites par votre marque employeur prennent tout leur sens pendant ce temps fort de l’expérience collaborateur.  

Préparez des entrevues avec le manager référent pour suivre l’évolution de votre recrue, recentrer ses missions et avoir ses feedbacks et son point de vue sur ses objectifs. Avoir une vision neuve et fraîche peut également vous aider à améliorer vos process internes, soyez donc à son écoute.

Intégrer une nouvelle recrue à distance, un enjeu collectif pour éviter l’isolement 

Les détracteurs du télétravail et du full remote ont souvent associé ces deux méthodes de travail à l’isolement en rappelant que le manque de contact humain pouvait avoir des conséquences. En ces temps, il est plus que nécessaire de créer du lien entre les membres de l’équipe et de renforcer la culture d’entreprise en s’adaptant aux évolutions.

“ La confiance et le collectif deviennent plus que jamais des priorités en 2021 ”  

(T&J – CEOs Twinin)

Or, selon l’Institut Sapiens, le télétravail aurait fait grimper la productivité des salariés de 22% et dégagent de nombreux arguments en faveur du télétravail dans son article :

• amélioration du management ;
• diminution de l’absentéisme ;
• diminution du stress ;
• meilleure équilibre vie privée / vie professionnelle.

Une multitude d’arguments sont soulevés, influence sur l’écologie, parité au travail et la diminution de certaines inégalités et discriminations.

De plus, des outils collaboratifs sont déployés quotidiennement pour renforcer la productivité des équipes et veiller à ce que le lien soit maintenu même à distance. 

Slack, Teams et même WhatsApp nous permettent de jouer sur la communication formelle et informelle. Ces différentes plateformes nous offrent la possibilité de communiquer avec toute l’équipe à travers des canaux/groupes dédiés. Les conversations privées et canaux dédiés au divertissement peuvent favoriser la communication informelle pour offrir un “break” à vos collaborateurs et un temps d’échange pour se retrouver. 

Après tout, la pause à la machine à café n’existe plus, pourquoi ne pas réinventer ce moment avec une “Gossip Room” sur Google Meet par exemple ? Encouragez vos nouveaux arrivants à participer à ses réunions informelles pour suivre les projets et décompresser avec l’équipe.

Vous l’aurez compris, l’onboarding à distance, tout comme l’onboarding traditionnel est une étape importante. Elle se doit d’être préparée et pensée sur du long terme pour favoriser l’engagement de vos recrues. Pour un nouveau collaborateur, il faudra bien sûr redoubler d’effort pour éviter que celui-ci ne soit touché par le brown-out, ce phénomène qui se traduit par un manque d’engagement de la part des collaborateurs.

Ce qu’il faut retenir :

À distance, le collectif devient une priorité, chaque pilier de l’entreprise doit apporter sa pierre à l’édifice pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. L’onboarding permet de renforcer votre image employeur auprès de vos collaborateurs et de lui donner un aperçu favorable sur la culture organisationnelle de votre entreprise si celui-ci est réussi !

Pour vous aider dans ce processus d’accompagnement et d’intégration vous pouvez :

• préparer une check-list des points à vérifier concernant le matériel ;
• organiser une visioconférence et ajouter votre nouvelle recrue à votre Slack, Teams ou WhatsApp (si utilisé dans l’entreprise) pour qu’elle puisse s’imprégner de l’ambiance ;
• établir des rendez-vous hebdomadaires ou mensuels entre le manager et le collaborateur pour établir un suivi.

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